TABLA DINAMICA Y FILTROS EN EXCEL

UNIVERSIDAD TECNICA DE COTOPAXI

 

TABLA DINÁMICA

Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Yendo desde lo general a lo específico.

Las tablas dinámicas solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la tabla dinámica Excel con la función importar datos dinámicos e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

Pasos para una tabla dinámica:

v  Abre una hoja de cálculo en la que tengas datos y en cuya primera fila se sitúe el encabezado con las categorías de la misma.

v  En dicho encabezado tienes que tener un formato diferente al resto de celdas de la hoja, por ejemplo ponerlo en negrita.

v  Ve al menú Insertar y haz clic en el primer icono a la izquierda donde dice Tabla Dinámica.

v  Te pedirá que indiques el grupo de celdas donde está la información a trasladar a la Tabla Dinámica. Elige el rango completo con encabezado incluido.

v  También puedes elegir si la información viene de otro archivo o si la tabla quieres que se abra en un libro de Excel diferente, de momento deja los valores que vienen por defecto.

v  Acepta y a continuación se muestra una nueva hoja de cálculo, a la izquierda aparece una tabla en blanco cuyos contenidos son Rotulo de columnas, Rotulo de filas y Valores.

v  A la derecha veras una ventana titulada Lista de campos de tabla dinámica, en la parte superior de dicha ventana tienes los conceptos que estaban en el encabezado de tu hoja de cálculo, en la parte inferior te pide que indiques en qué parte de la tabla dinámica quieres colocar dichos campos.

v  Basta con pulsar sobre el botón del ratón sobre el campo que quieras colocar y arrastra sin soltar hasta llegar a cada una de las opciones momento en el cual sueltas el botón. Así has indicado en donde quieres esa información.

v  Lo vas repitiendo con la información que necesites y al terminar veras reflejadas los datos en tu tabla dinámica de la derecha como ves en la imagen. Puedes obtener más información de la tabla dinámica como por ejemplo filtros, subtotales, medias. Las tablas dinámicas tienen multitud de opciones poco a poco a base de practicar conocerás todas ellas.

FILTROS

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

1. Autofiltro.
2. Filtro avanzado.

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.

Filtro avanzado

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

Abre una hoja de cálculo donde tengas datos de la forma descrita arriba o crea una hoja de cálculo con los datos que aparecen en la explicación Tablas dinámicas y practicar con ellos.

En Excel 2003 para hacer Autofiltro sitúate en cualquier celda de la base de datos y pulsa en Datos, luego en Filtro y por último en Autofiltro.

En Excel 2007 y 2010 en Datos, luego en el grupo Ordenar y Filtrar, pulsa en el icono Filtro. En la fila donde tienes los datos de cada columna, también llamados campos, aparece un triángulo negro que pulsando sobre el despliega la lista de condiciones de cada campo.

En el ejemplo que te comento de Tablas dinámicas: Los campos son: Destino, Mes, Importe y Concepto.

Por defecto vienen seleccionados todos los registros y como opciones tienes las siguientes:

Los 10 más, en Excel 2003, se usa con campos numéricos y podrás establecer el filtro para los 10, 5 u otro número de registros con valores más altos o más bajos.

Puedes pedir que te los ordene por orden de mayor a menor o viceversa e igual para orden alfabético con los iconos AZ y ZA.

Establecer un orden personalizado dando color en función de unos criterios que establezcas.

Puedes seleccionar uno o varios registros en función de la información que buscas, esto lo haces seleccionando o deseleccionando el tic que aparece al lado de cada dato.

Por ejemplo realiza un filtro para que te muestre en el campo Destino los realizados a Madrid.

Tras aplicar el filtro pulsa el botón Aceptar y en pantalla aparecerán los datos que cumplen las condiciones establecidas.

Fíjate en la zona inferior de la pantalla, en la barra de estado se te indica el número de registros encontrados a la vez que el número de registros totales de la base de datos.

En la parte de la derecha observa que los números de las filas, verás que están salteados, esto es porque cada registro conserva la numeración original de su fila, además aparecen en otro color, por defecto azul. En la zona superior al lado del triángulo al filtrar aparece un dibujito con el símbolo de un filtro para indicarte que esa columna está siendo filtrada, en Excel 2003 no aparece sino que cambia de color a azul.

Se puede filtrar por más de un campo, para obtener información más concreta, así has de situarte en la siguiente columna y establecer la nueva información a filtrar como has leído antes.

Vete practicando y realiza las combinaciones que se te ocurran para ir practicando.

Para que vuelva a aparecer toda la base de datos a tu hoja de cálculo simplemente tienes que quitar las condiciones que hayas especificado, quitar los filtros, y se mostrará todos los registros en la pantalla, fíjate que los números de las filas vuelven a ser de color negro.

El triángulo para establecer las selecciones de filtrado desaparece cuando vuelves a pulsar en el icono Filtro o bien en Excel 2003 ejecutas las órdenes: Datos, Filtro, Mostrar todo. Puedes aprender sobre los comandos Excel 2003 en versiones más nuevas en: Comandos Excel 2003 en Excel 2007 y 2010

Consejo: Una vez realizado el Autofiltro puedes copiar y pegar a un documento Word los resultados obtenidos y así transcribir fácilmente esa información a un informe.