UNIVERSIDAD TECNICA DE COTOPAXI
TABLA DINÁMICA
Una tabla dinámica combina y compara en
forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis
multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando
diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Yendo desde lo
general a lo específico.
Las tablas dinámicas solo sirven para
resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro
de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la tabla dinámica Excel
con la función importar datos dinámicos e incorporarlos a nuestro modelo Excel.
Pasos para una tabla dinámica:
v Abre una hoja de
cálculo en la que tengas datos y
en cuya primera fila se sitúe el encabezado con las categorías de la misma.
v En
dicho encabezado tienes que
tener un formato diferente al
resto de celdas de la hoja, por ejemplo ponerlo en negrita.
v Ve al menú Insertar y haz
clic en el primer icono a la izquierda donde dice Tabla Dinámica.
v Te pedirá que indiques el grupo de celdas donde está la información a
trasladar a la Tabla Dinámica. Elige el rango
completo con encabezado incluido.
v También
puedes elegir si la información viene de otro archivo o si la tabla quieres que
se abra en un libro de Excel diferente, de momento deja los valores que vienen
por defecto.
v Acepta y a
continuación se muestra una nueva hoja
de cálculo, a la izquierda aparece una tabla en blanco cuyos contenidos son
Rotulo de columnas, Rotulo de filas y Valores.
v A la derecha veras una ventana titulada Lista de campos de tabla
dinámica, en la parte superior de dicha ventana tienes los conceptos que
estaban en el encabezado de tu hoja de cálculo, en la parte inferior te pide
que indiques en qué parte de la tabla dinámica quieres colocar dichos campos.
v Basta
con pulsar sobre el botón del ratón
sobre el campo que quieras
colocar y arrastra sin soltar
hasta llegar a cada una de las opciones
momento en el cual sueltas el botón. Así has indicado en donde quieres esa
información.
v Lo
vas repitiendo con la información
que necesites y al terminar
veras reflejadas los datos en tu
tabla dinámica de la derecha
como ves en la imagen. Puedes obtener más información de la tabla dinámica como
por ejemplo filtros, subtotales, medias. Las tablas dinámicas tienen multitud
de opciones poco a poco a base de practicar conocerás todas ellas.
FILTROS
Los filtros
Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para
poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra
las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un
filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite
aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado
oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Excel
proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:
- Autofiltro.
- Filtro avanzado.
Autofiltro
Ayuda a
administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de
filtros con criterios simples.
Filtro
avanzado
Utilizado para
realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al
tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un
rango de criterios independiente situado sobre el rango.
Abre una hoja
de cálculo donde tengas datos de la forma descrita arriba o crea una hoja de cálculo con los datos que aparecen en la
explicación Tablas dinámicas y practicar con ellos.
En Excel 2003 para hacer Autofiltro
sitúate en cualquier celda de la base de datos y pulsa en Datos, luego en
Filtro y por último en Autofiltro.
En Excel 2007 y 2010 en Datos, luego en
el grupo Ordenar y Filtrar, pulsa en el icono Filtro. En la fila donde tienes
los datos de cada columna, también llamados campos, aparece un triángulo negro
que pulsando sobre el despliega la lista de condiciones de cada campo.
En el ejemplo que te comento de Tablas
dinámicas: Los campos son: Destino, Mes, Importe y Concepto.
Por defecto
vienen seleccionados todos los registros y como opciones tienes las siguientes:
Los 10 más, en Excel 2003, se usa con campos numéricos y
podrás establecer el filtro para los 10, 5 u otro número de registros con
valores más altos o más bajos.
Puedes pedir
que te los ordene por orden de mayor a menor o viceversa e igual para orden
alfabético con los iconos AZ y ZA.
Establecer un orden personalizado dando color en
función de unos criterios que establezcas.
Puedes
seleccionar uno o varios registros en función de la información que buscas,
esto lo haces seleccionando o deseleccionando el tic que aparece al lado de cada dato.
Por ejemplo realiza un filtro para que te muestre en el campo
Destino los realizados a Madrid.
Tras aplicar
el filtro pulsa el botón Aceptar
y en pantalla aparecerán los datos que cumplen las condiciones establecidas.
Fíjate en la
zona inferior de la pantalla, en la barra de estado se te
indica el número de registros encontrados a la vez que el número de registros totales de la base
de datos.
En la parte de
la derecha observa que los números
de las filas, verás que están
salteados, esto es porque cada registro conserva la numeración original de su
fila, además aparecen en otro color, por defecto azul. En la zona superior al
lado del triángulo al filtrar aparece un dibujito con el símbolo de un filtro
para indicarte que esa columna está siendo filtrada, en Excel 2003 no aparece
sino que cambia de color a azul.
Se puede
filtrar por más de un campo, para obtener información más concreta, así has de
situarte en la siguiente columna y establecer la nueva información a filtrar
como has leído antes.
Vete
practicando y realiza las combinaciones que se te ocurran para ir practicando.
Para que vuelva a aparecer toda la base de datos a tu hoja de cálculo simplemente
tienes que quitar las condiciones
que hayas especificado, quitar los filtros, y se mostrará todos los registros
en la pantalla, fíjate que los números de las filas vuelven a ser de color
negro.
El triángulo
para establecer las selecciones de filtrado desaparece cuando vuelves a pulsar
en el icono Filtro o bien en Excel 2003 ejecutas las órdenes: Datos, Filtro,
Mostrar todo. Puedes aprender sobre los comandos Excel 2003 en versiones más
nuevas en: Comandos Excel 2003
en Excel 2007 y 2010
Consejo: Una vez realizado el Autofiltro puedes copiar y
pegar a un documento Word los resultados obtenidos y así transcribir fácilmente
esa información a un informe.
